Le Conseil Œcuménique des Églises favorise le travail agile et l'innovation informatique

Aperçu : En passant de Fuze à 8x8 Work, le Conseil Œcuménique des Églises (COE) a modernisé ses communications, permettant un travail agile et libérant son équipe informatique du dépannage constant. La transition a non seulement amélioré la qualité vocale et la satisfaction des utilisateurs, mais a également simplifié l'intégration, renforcé la réactivité informatique et débloqué des économies sur les appels internationaux, tout en offrant une meilleure expérience aux utilisateurs internes et aux locataires externes du bâtiment.

« Les demandes d'assistance ont chuté de 90 % et nous passons 95 % moins de temps à effectuer des changements système, ce qui montre à quel point notre plateforme 8x8 fonctionne bien. »

Daniel Sanchez

Responsable informatique, Conseil Œcuménique des Églises

Combiner envergure et opérations mondiales avec un service fiablelink to this section

Le Conseil Œcuménique des Églises (COE) est une communauté de premier plan dédiée à la promotion de l'unité chrétienne et à la résolution de problèmes mondiaux critiques dans une perspective fondée sur la foi. Avec environ 120 employés, principalement basés à Genève, il sert une communauté mondiale de plus de 300 églises membres dans le monde entier, fournissant un soutien sur des sujets œcuméniques et des programmes inspirants.

À la tête d'une équipe de trois personnes, le responsable informatique Daniel Sanchez supervise la téléphonie, la messagerie électronique, le stockage, la sécurité, les applications, les migrations et bien plus encore, jonglant entre les opportunités d'innovation et la garantie d'une expérience utilisateur constamment excellente.

« J'ai toujours été intéressé par la résolution de problèmes avec la technologie », déclare Daniel. « Et ce qu'il y a de mieux dans mon travail, c'est que je suis impliqué dans absolument tout : planification, conception, exécution et améliorations continues. »

Favoriser le travail agile avec des communications moderneslink to this section

Lorsque le COE a déménagé dans un nouveau bureau, il a vu une opportunité d'adopter un style de travail plus agile et mobile, libéré des téléphones de bureau physiques. Mais leur ancien système Fuze faisait obstacle. En proie à des problèmes de fiabilité, il est devenu de plus en plus difficile à dépanner et à maintenir, et il manquait de la flexibilité nécessaire pour soutenir une main-d'œuvre moderne et mobile.

« L'ancien système était en place avant mon arrivée et il y avait des plaintes régulières parce que nous n'étions pas en mesure de soutenir correctement les utilisateurs », ajoute Daniel. « Ensuite, nous avons connu une panne d'une semaine qui a perturbé non seulement nos employés, mais aussi les locataires du bâtiment qui dépendent de nos services informatiques. »

La restauration du service a nécessité la réinitialisation manuelle de 300 téléphones, un effort qui a révélé à quel point leur configuration de communications était devenue insoutenable.

Une transition transparente vers 8x8 Worklink to this section

Après avoir évalué les offres de fournisseurs locaux, le COE a choisi 8x8 Work pour alimenter ses communications vocales et rationaliser ses opérations informatiques.

« Passer à 8x8 a éliminé plusieurs maux de tête », déclare Daniel. « La migration s'est déroulée sans problème, et maintenant nous n'avons aucune plainte. La gestion des utilisateurs et des changements est facile, ce qui nous permet de nous concentrer sur un travail plus stratégique. »

En ce qui concerne l'intégration de nouveaux employés ou locataires, le processus ne pourrait pas être plus simple. Il n'y a pas de formation ni de réunions, juste un e-mail de couverture avec les informations de connexion de la personne et c'est parti. Et il est très rare que l'équipe informatique reçoive des demandes d'aide, ce qui représente un énorme gain de temps.

Des fonctionnalités qui favorisent la flexibilité et le contrôlelink to this section

Avec l'application mobile 8x8 Work, les utilisateurs peuvent passer et recevoir des appels sur tous les appareils (PC, ordinateurs portables, tablettes et smartphones) via Wi-Fi ou réseau cellulaire, offrant une flexibilité supplémentaire pour le travail à distance. D'autres fonctionnalités telles que le masquage de numéro, la synthèse vocale et les options IVR offrent une expérience sécurisée et professionnelle à tous les utilisateurs.

« Je suis instantanément notifié sur mon mobile des mises à jour à installer ou des problèmes de réseau », ajoute Daniel. « Donc, quand quelqu'un appelle, je peux dire en toute confiance que nous y travaillons déjà. »

Améliorer l'expérience utilisateurlink to this section

Avec Fuze, les utilisateurs étaient confrontés à une mauvaise qualité d'appel, des retards et des déconnexions fréquentes. Depuis le passage à 8x8, la clarté vocale s'est considérablement améliorée et l'expérience mobile est plus fiable.

« Nous n'avons plus ces défis », déclare Daniel. « Lorsque nous nous sommes débarrassés de nos combinés filaires, la qualité des services vocaux et la satisfaction des utilisateurs se sont améliorées du jour au lendemain », a noté Daniel. « Les demandes d'assistance ont chuté de 90 % et le temps consacré aux changements système a diminué de 95 %, ce qui montre à quel point notre plateforme 8x8 fonctionne bien. »

« J'ai l'impression que nous avons fait un grand bond en avant. Tout fonctionne, c'est fiable et ma vie est beaucoup plus facile avec une solution de communications cloud qui s'améliore constamment. »

Daniel Sanchez

Responsable informatique, Conseil Œcuménique des Églises

Fournir un service cohérent aux équipes internes et aux locataireslink to this section

De plus, le COE économise de l'argent sur les appels internationaux vers les pays africains et d'autres territoires où il opère. L'amélioration de la prestation de services aux locataires, ainsi qu'une meilleure déclaration d'utilisation et une séparation de facturation, était une autre grande raison de choisir 8x8.

« Les locataires du bâtiment ont tendance à avoir des exigences différentes, que nous sommes maintenant en mesure de satisfaire plus facilement », déclare Daniel. « Comme acheminer automatiquement des numéros spécifiques ou modifier un enregistrement vocal, ce qui ne prend que quelques minutes plutôt que des heures. Ou créer un arbre d'appels qui prenait des jours avec Fuze et prend maintenant moins d'une heure. »

Construire pour l'avenirlink to this section

Ces gains d'efficacité ont déjà été mis à profit. Les utilisateurs bénéficient désormais d'une couverture informatique d'urgence améliorée en dehors des heures de bureau, grâce à un menu d'appel nouvellement configuré. Les appels anonymes, autrefois impossibles à filtrer, sont désormais gérés, améliorant la sécurité des utilisateurs.

« J'ai l'impression que nous avons fait un grand bond en avant », conclut Daniel. « Tout fonctionne, c'est fiable et ma vie est beaucoup plus facile avec une solution de communications cloud qui s'améliore constamment. »